O informacjach zwrotnych, które faktycznie działają | About feedback that actually works

Faktyczny Poniedziałek: Ostatnio pisałam o ustanawianiu sobie celów. Chęć zmiany nie zawsze jednak dotyczy nas samych – czasem zdarza się tak, że zauważamy w zachowaniu drugiej osoby coś, co nam przeszkadza.

Co wtedy?

Niektórzy zwracają uwagę od razu, inni unikają konfrontacji – najczęściej w obawie przed posądzeniem o wtrącanie nosa w nie swoje sprawy lub atak. Dziś pokażę Wam technikę związaną z tym, jak udzielać informacji zwrotnych w efektywny sposób.

Informacje zwrotne to nic innego jak reakcja na czyjeś zachowanie. Jej celem jest wskazanie na obszary, które stanowią trudność w komunikacji oraz wzmocnienie zachowań pożądanych, prowadzących do tego, by obu stronom interakcji żyło się ze sobą lepiej.

Jak stosować je w praktyce?

• Najpierw popracuj nad intencją. Jeśli Twoim celem będzie sprawienie przykrości drugiej osobie, nawet zastosowanie najlepszej techniki nic nie da. Gdy zwracamy komuś uwagę w złości, istnieje większe prawdopodobieństwo, że damy się jej ponieść. Spokój przede wszystkim – daj sobie czas na to, by ochłonąć i dopiero wtedy zajmij się udzielaniem informacji zwrotnych. Istnieje wiele badań, które potwierdzają, że im większym zaufaniem odbiorca darzy nadawcę, tym chętniej korzysta z jego sugestii.

• Znajdź czas i poszukaj miejsca, w którym będziesz mógł przekazać informację zwrotną bez towarzystwa osób trzecich – publiczny ostracyzm nie sprzyja budowaniu relacji, a przecież chodzi o to, by współpraca układała się pomyślnie. Upewnij się też, że osoba jest gotowa na taką rozmowę.

• Mów o zachowaniach osoby – nie oceniaj jej jako człowieka, ponieważ nie znasz całokształtu jej doświadczeń i wewnętrznych przeżyć. To nie osoba, a działanie jest nieadekwatne do sytuacji.

• Przedstaw zachowanie osoby nie jako błąd lub porażkę, ale jako obszar, nad którym mogłaby popracować, aby obu stronom żyło się lepiej – zarówno nadawcy, jak i odbiorcy.

• Postaraj się mówić o tym, co zaszło chwilę temu – nie o mitycznych „błędach z przeszłości”. Nie możemy cofnąć czasu, a przytaczanie porażek może tylko spowodować opór w komunikacji.

• Pamiętaj o: F – faktach, czyli przedstawieniu sytuacji, w której zaszło nieporozumienie lub niepożądane zachowanie; U – uczuciach, czyli tym, co to zachowanie wzbudziło w Tobie; K – konsekwencjach tego zachowania; O – oczekiwaniach, a więc o tym, co proponujesz zamiast takiego zachowania i co to da tej osobie.

• Wywieranie presji działa tylko na filmach akcji – to, że chciałbyś, aby dana osoba zmieniła swoje zachowanie nie oznacza, że ona chce (lub w ogóle może) to zachowanie zmienić. Jeśli nie – postaraj się wspólnie z nią ustalić, co możecie zrobić zamiast Twojej propozycji rozwiązania problemu. Zróbcie burzę mózgów, zwizualizujcie potencjalne przyszłe problemy i wspólnie poszukajcie sposobów radzenia sobie.

• Jeśli pamiętasz, że w przeszłości wydarzyły się sytuacje trudne, a osoba poradziła sobie z nimi w sposób konstruktywny i przez Ciebie pożądany, wesprzyj ją w tym – przytocz sytuację oraz sposób zachowania się przez osobę i przywołaj swoje odczucia z tym związane, podkreślając zasoby tej osoby – samo stwierdzenie typu: „dobra robota”, mimo wzniosłych intencji, nie wskazuje na konkrety: Opisz zachowanie -> podaj konsekwencję - czyli to, co zachowanie wniosło -> podkreśl to, o czym świadczy dane zachowanie: podaj cechę pozytywną -> powiedz, co w Tobie wzbudziło to zachowanie (np.: gdy myjesz naczynia po obiedzie, widzę, że potrafisz zadbać o porządek w domu, co świadczy o Twojej odpowiedzialności, a we mnie wzbudza dumę i spokój).

Dzięki umiejętnemu udzielaniu informacji zwrotnych osoba, do której je kierujemy, czuje, że tak naprawdę nie mamy zamiaru skrytykowania i wytknięcia błędów – jej samorozwój staje się wspólnym celem, w którym nadawca wspiera odbiorcę, a nie karze za błędy. Dlatego nie bój się rozmawiać, drogi czytelniku – masz już do tego odpowiednie narzędzia.

Wystarczy teraz z nich skorzystać.

***

Factual Monday: Last week I wrote about setting goals. However, the desire to change doesn’t always apply directly to us – sometimes we notice something in the behavior of another person, that we’d like to change.

Then what?

Some people immediately draw attention to it, others avoid confrontation - mostly because they’re afraid of being accused of sticking nose into other people’s business or an attack.

Today I’ll show you to how to provide an effective feedback. Feedback is nothing more than a response to someone's behavior. Its purpose is to point out the areas that seem inadequate to a situation and to strengthen desirable behaviors that lead to a better interaction for both sides.

How to apply it in practice?

• Work on your intention first. If your goal is to hurt the other person, even using the best technique will do nothing. When we talk to someone in anger, we’re more likely to be carried away by this feeling. Take your time to cool down and then start providing feedback. There are many studies that confirm that the greater the recipient's trust, the more willingly follows the suggestions.

• Find time and look for a place where you’ll be able to provide feedback without the attention of others - public ostracism doesn’t lead to building relationships and that’s not what we’re looking for. Also make sure that the person is ready for such a conversation.

• Talk about a person's behavior - do not judge the person itself. You don’t know the whole image. This isn’t about the person but the action, which is inappropriate to the situation.

• Present the behavior not as an error or failure, but as an area that the person could work on - to communicate not only with you, but also with others in a better way.

• Try to talk about what happened shortly after that situation – there’s no need to mention about the mythical 'mistakes of the past'. We cannot turn back time and reminding failures can only cause resistance in communication.

•Remember about: F - acts: a situation in which misunderstanding or undesirable behavior has occurred; E - motions: how did you feel when he / she did this; C - onsequences of this behavior; E - xpectations: what do you propose instead of such behavior and what kind of benefits the person will gain through that.

• Exerting influence only works on action movies - just because you want a person to change behavior doesn’t mean he/ she wants (or can) do the same. If not - try to find out with that person what both of you can do, instead of your suggestion to solve the problem. Brainstorm, visualize potential future problems and look for ways to deal with it together.

• If you remember that difficult situations have happened in the past and the person has dealt with them in a constructive way, show your support – describe the situation and the way the person behaved, recall your feelings associated with it and highlight his / hers positive traits – saying "well done", despite lofty intentions, doesn’t provide the feedback at all (for example: when you wash dishes after lunch, I see that you can take care of the order at home, which proves your responsibility, and it makes me calm and proud of you).

This kind of approach creates the environment where the person feels that its self-development becomes a common goal for the both sides. The point is to provide support, not to punish for mistakes. So don’t be afraid to talk, my dear reader - you already have the right tools for it. All you have to do is to use them correctly.

http://www.ejournals.eu/Psychologia-Rozwojowa/Tom-16-2011/Numer-2-2011/art/529/bibliografia/ https://dbc.wroc.pl/Content/27737/PDF/Fornalczyk_Sposoby_Reagowania_Menedzerow_Na_Feedback_Podwladnyftch_2014.pdf http://ptzp.org.pl/files/konferencje/kzz/artyk_pdf_2011/048.pdf https://www.chesteruplandsd.org/userfiles/-17/my%20files/the%20practice%20of%20giving%20feedback%20to%20improve%20teaching.pdf?id=908 https://www.researchgate.net/publication/318581708_Styl_wychowania_a_informacje_zwrotne_w_komunikacji_rodzicow_z_adolescentami https://www.researchgate.net/publication/242347571_Moderators_of_employee_reactions_to_negative_feedback https://www.researchgate.net/publication/325528015_Giving_or_receiving_feedback_which_is_more_beneficial_to_student'_learning https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pubmed/30284067 https://www.researchgate.net/publication/242347893_Positive_affect_and_feedback-giving_behavior https://psycnet.apa.org/record/2005-00118-001